In einer ersten Projektphase vor der Entscheidung für eine neue Software sind folgende Projektschritte durchzuführen:

a. Mit der Geschäftsführung (GF) ist das zukünftige Reporting
    zu besprechen:

• sind die vorhandenen Berichte dazu geeignet, daraus korrekte unternehmerische Entscheidungen ableiten
  zu können.
• fehlen bestimmte relevante Daten/Berichte, die für die Unternehmenssteuerung erforderlich sind.
• liegen die Informationen in genügender Qualität vor.
• werden die Berichte so rechtzeitig geliefert, daß zeitnahe Entscheidungen getroffen werden können.

b. Mit der Abteilungen Rechnungswesen und Controlling sind

• die Anforderungen der GF zu besprechen und in das Pflichtenheft zu übernehmen.
• die Abläufe in diesen Abteilungen aufzunehmen und
  zusammen mit der Einführung der Software zu optimieren.

c.   die anderen Abteilungen des Unternehmens
      (Einkauf, Verkauf, Produktion, Personal) sind über die
      Einführung zu informieren und deren Reportingwünsche
      und Prozesse im Pflichtenheft zu berücksichtigen.
d.   prozeßübergreifende Schnittstellen zwischen den Abteilungen
      (Ablauforganisation) sind aufzunehmen und eventuell zu
      optimieren.
e.   Moderierte Besprechungen durch einen kaufmännisch
      orientierten externen Fachmann (nicht durch die Mitarbeiter
      einer Softwarefirma) können hilfreich sein.

a.   Die im obigen Schritt 1 erkannten prozessrelevanten Punkte sind
      neben den IT-spezifischen Punkten in das Pflichtenheft aufzunehmen.
b.   Es sind Angebote von mehreren Software-Firmen einzuholen.
c.   Die Software-Firmen sind gehalten, ihre Produkte auf Basis des       Pflichtenhefts zu präsentieren.
d.   Die Verträge sind von einem externen IT-Fachmann juristisch und       fachlich zu prüfen. Dieser Fachmann ist auch bei den       Preisverhandlungen zugegen.